Asistente de programas

AIDA se caracteriza por su equipo dinámico, profesional y comprometido. Cada persona que colabora en AIDA es clave para nuestro éxito y esta posición no es la excepción. AIDA cuenta con áreas programáticas por temas y áreas operativas que dan soporte a toda la organización. Esta posición dependerá del área operativa de Administración y Finanzas. La persona que la ocupe brindará apoyo a los/las coordinadores/as de las áreas programáticas. Además, será responsable de las principales tareas de oficina de AIDA en Bogotá, Colombia.  

La posición presenta una oportunidad de aprendizaje y crecimiento dentro de una organización dedicada a la defensa ambiental. Buscamos una persona con mucha iniciativa, atención al detalle, alta capacidad de organización, priorización, con fuertes habilidades interpersonales y que sea capaz de trabajar de forma colaborativa e independiente. Por ser una organización internacional, gran parte del trabajo en AIDA se desarrolla de manera virtual con colegas en todo el hemisferio. 

OBJETIVOS DEL PUESTO:

AIDA está creciendo y aumentar nuestra capacidad de operación, gerencia y organización es esencial para nuestro desarrollo. Quien ocupe el puesto trabajará directamente con los/as coordinadores/as de programa y también con el equipo operativo. Su función principal será la de

garantizar el cumplimiento y apego a las políticas y procesos operativos dentro de los programas de la organización, apoyando a los/las coordinadores/as en las funciones que involucran dichos procesos.

Responsabilidades principales:

Apoyo a los/las coordinadores/as de programa

·       Logística y coordinación de reuniones. 

·       Soporte en la edición simple de documentos, gráficas y presentaciones (versiones casi finales) para cuestiones de formato y revisión ortográfica.

·       Revisión preliminar de reportes de tiempo de los equipos.

·       Revisión preliminar de gastos en plataforma de pago, verificando el cumplimiento derequisitos y políticas.  

Oficina de AIDA en Bogotá:

·       Organización física de la oficina de AIDA en Bogotá (contratación de servicios de limpieza, mudanzas y de telecomunicaciones; compra de insumos de oficina y cafetería; ser el primer punto de contacto, etc.).

·       Control interno (validación de facturas, control de pagos, seguimiento a obligaciones fiscales y legales, solicitud de autorizaciones, etc.).

·       Apoyo para acudir a las instancias gubernamentales pertinentes y/o realizar trámites presenciales diversos para AIDA en Colombia.

A nivel regional:

·       Reserva y compra de boletos de avión para miembros del equipo; búsqueda y reserva de hospedajes garantizando el apego a las políticas institucionales.

·       Asistencia en la logística y coordinación de reuniones organizacionales.

·       Logística y control de agendas de las llamadas bimensuales de equipo.

·       Apoyo en la organización de eventos de AIDA a nivel regional (logística, control de invitados/as,

materiales, apoyo a asistentes).

·       Apoyo en el levantamiento de inventarios y documentos de resguardo de equipos asignados al personal.

·       Seguimiento y control de garantías de equipos de cómputo, accesorios y otros.

·       Apoyo para realizar sesiones de inducción (onboarding) en temas del área operativa a personas de nuevo ingreso y para capacitar al equipo en el uso de las diversas herramientas tecnológicas. 

REQUISITOS:

• Mínimo cinco años de experiencia en temas de apoyo ejecutivo organizacional.
• Formación profesional o experiencia significativa en áreas operativas, finanzas, contabilidad o experiencia asimilable.
• Excelente atención al detalle.
• Familiaridad y destreza para el uso de herramientas tecnológicas.
• Excelente capacidad de comunicación oral y escrita.
• Nivel de inglés intermedio (equivalente a B1).
• Uso eficaz del tiempo y de los recursos.
• Habilidad para recopilar, analizar, organizar y presentar información de forma eficaz.
• Orientación a resultados, adaptabilidad y gestión del cambio.
•  Disposición para recibir retroalimentación y ser supervisado/a.
• Demostrada capacidad de trabajo individual y grupal con iniciativa y proactividad.
• Demostrada sensibilidad y conciencia de las necesidades y preocupaciones de personas de diversas culturas y orientaciones.
•  Compromiso con ayudar a crear un ambiente de trabajo diverso, equitativo e inclusivo que promueve y celebra las diferencias de cultura, orígenes y orientaciones.
• Manejo avanzado de Office (especialmente Excel), plataformas de colaboración y comunicación.
• Disponibilidad para trabajar desde la oficina de AIDA en Bogotá.
• Disponibilidad para viajar al extranjero, por periodos de hasta dos semanas, mínimo tres veces al año.