Vacante: oficial de administración contable

Título del puesto: Oficial de Administración Contable

Supervisora directa: Coordinadora del área de Administración 

Propósito central: Garantizar la correcta ejecución de los proyectos mediante un seguimiento y cumplimiento adecuados en los ámbitos administrativo, contable, fiscal y financiero, contribuyendo así a la sostenibilidad financiera de la organización.

Funciones principales: 

1. Elaboración de presupuesto y solicitud del financiamiento

• Comunicación con el área de desarrollo institucional y las áreas programáticas para desarrollar los presupuestos.
• Envío de la información necesaria al área de desarrollo institucional para las solicitudes de financiamiento.
• Archivo y elaboración de expediente físico y digital del proyecto, una vez autorizado el financiamiento.

1. Administración del proyecto

• Integración del expediente para cumplir con la ley de lavado de dinero de cada uno de los donantes de cada proyecto.
• Integración de la documentación requerida en cada depósito recibido por parte del donante para cumplir con la ley de lavado de dinero.
• Revisión de la documentación de potenciales consultorías (trámites administrativo)
• Elaboración de expediente digital de consultorías y participantes de los proyectos: contratos, adendas, órdenes de compra y otros documentos referentes al proyecto.
• Enlace y comunicación con las áreas programáticas y colaboradores externos que participan en el proyecto.
• Solicitud de pagos con base en el presupuesto y contratos.
• Revisión y análisis semanal de gastos para asegurar su correcto registro contable.
• Asignación de costos y gastos a cada uno de los proyectos (prorrateo de costos directos e indirectos).
• Seguimiento a los anticipos y comprobaciones de viáticos o cualquier gasto por comprobar generado en cada uno de los proyectos.
• Entrega de las pólizas registradas en el sistema contable para su posterior envío a la contadora externa.

3. Seguimiento y socialización de proyecto

• Elaboración de los papeles de trabajo para el seguimiento de los financiamientos asignados, así como la conciliación con contabilidad.
• Elaboración y seguimiento de hoja de control de horas de los proyectos que lo requieran. 
• Actualización continua de los avances de gasto de cada proyecto para reporte a las áreas programáticas, la subdirección y la dirección. 
• Elaboración de los informes financieros intermedios y finales de cada proyecto.
• Comunicación constante con las áreas programáticas para asegurar la óptima administración y ejecución del presupuesto de los proyectos.

4. Logística de eventos (hospedajes, vuelos, alimentos, etc.)

• Búsqueda, análisis y revisión de proveedores de acuerdo con las necesidades de cada proyecto y al directorio institucional.
• Comunicación con la coordinadora de administración para generar propuestas o asegurar convenios institucionales con distintos proveedores.
• Contratación de servicios, compra de vuelos y cualquier requerimiento del evento.

5. Contabilidad y Cumplimiento Fiscal

• Revisión de los requisitos fiscales en los CFDI recibidos.
• Elaboración de los registros contables de las operaciones de la organización: egresos, ingresos y diario conforme corresponda.
• Control, revisión y registro de todos los gastos realizados en las diferentes tarjetas de toka.
• Conciliación de los saldos deudores y acreedores (deudores, anticipos a proveedores, proveedores y acreedores).
• Seguimiento a los CFDI no usados o cancelados.
• Revisión mensual de la lista de EFOS.
• Apoyo para la emisión de CFDI para comprobación de gastos para la Dirección General.

6. Cumplimiento de obligaciones fiscales, financieras, contables y administrativas

• Integración de información para la declaración de transparencia.
• Apoyo en procesos de auditoría.
• Apoyar a la coordinación administrativa y/o otras oficiales del área de administración en caso de vacaciones, incapacidad o por cualquier motivo que se requiera y en las diferentes actividades que se realizan en el área.

PERFIL 

Formación : Licenciatura en Contabilidad con Título y Cédula Profesional. 

Para la siguiente vacante se dará preferencia a candidaturas que demuestren al menos 3 años de experiencia en áreas de administración, contabilidad o finanzas de organizaciones de la sociedad civil sobre los siguientes temas: 

• Experiencia en la administración de financiamiento proveniente de cooperación o filantropía internacional.
• Experiencia en administración, logística y seguimiento a proyectos.
• Conocimiento del marco normativo fiscal en materia de donatarias autorizadas.
• Conocimiento en procesos de prevención de lavado de dinero. 
• Manejo avanzado de Excel (indispensable)
• Manejo de paquetería contable (preferentemente Contpaqi).
• Manejo de plataformas: SAT, IMSS, Infonavit, Finanzas de la Cd. de México, Fonacot, portal Antilavado (deseable)
• Manejo de paquetería: Nómina, Emisión de CFDI (deseable). 

Habilidades y competencias: 

• Inglés (deseable)
• Facilidad para trabajar en equipo. 
• Capacidad de análisis. 
• Capacidad de escucha, interlocución y negociación con diferentes actores.
• Capacidad de recibir y brindar retroalimentación y comunicarse de manera asertiva.
• Organización, orientación al detalle y estructura. 
• Disponibilidad para viajar en ocasiones puntuales.

Proceso de selección: 

• Fecha límite de recepción de candidaturas: 18 de agosto de 2024 
• Fase de ejercicio: 23 al 30 de agosto de 2024
• Entrevistas: 4 al 11 de septiembre de 2024

Para postular, completa el formulario de postulación antes del 18 de agosto de 2024 a las 23:59:59 horas (hora de la CDMX), puedes descargar el guión en la siguiente liga. Sólo serán consideradas en el proceso de selección las postulaciones enviadas por esta vía. El seguimiento al proceso de contratación se realizará por correo electrónico.

Como organización feminista, EQUIS promueve y garantiza los principios de igualdad y no discriminación en las oportunidades de empleo, por lo que alentamos y daremos prioridad a las candidaturas de personas pertenecientes a grupos históricamente discriminados.